Корпоративная почта на своём домене: как настроить

Письмо с адреса office@ваша-компания.com.ua вызывает больше доверия, чем письмо с бесплатного ящика, и остаётся у компании, когда сотрудник уходит. Настройка занимает один рабочий день, если делать её по порядку: сначала сервис и ящики, потом DNS, потом программы и перенос архива. Ниже семь шагов, по которым MMIX с 2012 года подключает почту клиентам вместе с доменом и сайтом.

Раскрытие: часть ссылок в статье партнёрские. Если вы покупаете по ним, MMIX может получить комиссию; цена для вас та же.

Что даёт почта на своём домене

Корпоративная почта — это ящики с адресами на домене компании и общее управление ими. Администратор создаёт и удаляет ящики, меняет пароли, настраивает пересылку. Когда менеджер увольняется, его ящик передают коллеге вместе с перепиской и клиентами.

Есть три типичных варианта:

• Почта у хостинг-провайдера. Ящики живут на почтовом сервере провайдера, управление в той же панели, где домен и сайт. У корпоративной почты Хостинг Украина есть веб-интерфейс со спам-фильтром, поиском и цепочками писем, двухфакторная аутентификация, фильтры с белым и чёрным списками отправителей. Провайдер пишет, что копию почтовых ящиков делает каждые 2 часа на серверы в Германии.
• Google Workspace. Почта Gmail на вашем домене вместе с календарём, диском и документами. Удобна командам, которые уже работают в экосистеме Google.
• Microsoft 365. Почта Exchange Online вместе с Outlook, Teams и офисными приложениями. Часто выбирают компании, где документы живут в Word и Excel.

Все три варианта платные и считаются на ящик или на тариф. Тарифы меняются, поэтому сверяйте актуальные условия на сайте сервиса перед заказом.

Пошаговая инструкция

Что проверить и частые ошибки

• Остались старые MX-записи. Почта делится между двумя сервисами, часть писем клиентов теряется. В DNS должны быть только MX выбранного сервиса.
• Две SPF-записи. У домена должна быть одна TXT-запись SPF. Если сервисов несколько, их объединяют в одной записи.
• Нет DKIM. Письма уходят без подписи и чаще попадают в спам у Gmail и других крупных служб. Ключ DKIM включают в панели почтового сервиса и публикуют в DNS.
• Сайт отправляет письма с адреса домена через свой сервер. Формы заявок и уведомления интернет-магазина тоже должны входить в SPF или отправляться через SMTP почтового сервиса.
• Ящики созданы на личные данные подрядчика. Администратором почты должен быть бизнес. Подрядчик получает ограниченный доступ.
• Один общий пароль на всех. Дайте каждому сотруднику свой ящик и свой пароль, общие адреса делайте алиасами.
• Тест не проведён. После настройки отправьте письмо на ящики Gmail и Outlook и проверьте, что оно пришло во «Входящие». Заголовки письма покажут результаты проверок SPF, DKIM и DMARC.

Как договориться о формате адресов

Выберите один формат личных адресов и держитесь его: имя@домен, имя.фамилия@домен или первая буква имени и фамилия. Единый формат проще подсказывать клиентам по телефону, и новым сотрудникам не нужно гадать, как написать коллеге. Для однофамильцев заранее решите, как различать адреса. Транслитерацию имён делайте по одному правилу, иначе в компании появятся ящики olena@ и olena.k@ одного человека.

Общие адреса держите короткими и понятными клиенту: office@ для общих вопросов, sales@ для заказов, support@ для поддержки. Эти адреса публикуют на сайте, в договорах и на визитках, поэтому они должны пережить смену сотрудников. Подписи писем оформите по одному шаблону: имя, должность, телефон, ссылка на сайт.

Частые вопросы